广西艺术学院研究生工作档案材料归档管理的若干规定（2012年12月修订）

艺院〔2012〕416号

 

第一条  研究生工作档案是进行教改、提高教学质量和管理水平的重要参考材料，也是宝贵的历史材料。各级管理工作部门，都应重视和加强该项工作。

第二条  管理研究生工作档案，应遵循集中统一管理的原则，并根据研究生工作档案的特点，突出成套性；按工作环节和专业分类，以人头组卷、以年代分卷和灵活分卷的办法进行管理。

第三条  研究生工作档案应包括的内容：

（1）教育部和上级主管部门下达及我院研究生学院发送的有关研究生工作的文件。

（2）研究生招生工作的材料，包括招生计划、招生简章、专业介绍、考试安排、考卷及答案、评卷总结、复试材料、录取名单及各科分数、导师名单、新生名册等。

（3）研究生培养方案、培养计划、教学计划、教学大纲、课程安排、学生成绩记载表及中期考核材料。

（4）自编的研究生教材样本及其出版审批材料、参考资料，采用外来教材书目和教材使用统计等。

（5）学籍管理材料，包括新生注册、报到登记表、学籍卡片、教师成绩评分表、学生成绩记载表、学生学籍变更的材料和学生人数统计材料。

（6）研究生毕业设计、举办讲座、音乐会、展览等相关记录材料、学位论文开题报告、学位论文及论文摘要。

（7）研究生毕业、学位审批材料，包括学生成绩记载表、教学实践成绩评定、科研创作评定、学位申请书、学位论文评阅书、答辩程序表、答辩记录、奖励和处分材料等。外单位来校申请学位的人员还应有单位推荐书、学位课程试卷等。

（8）学校审批名单及学位证书发放存根。

（9）研究生就业去向名单。

（10）研究生质量评估、总结、培养研究生的各种规章制度及报告。

第四条  归档要求：

（1）由研究生学院、学生工作处、培养单位、教研室各自负责本工作范围内材料的归档工作。上交研究生学院、学生工作处文书档案材料，除按有关要求处理的材料外，二级学院（系、所）、教研室，应留下复印件归入本部门工作档案。　　

（2）归档各个环节，要做得认真、精细、整齐、美观。

（3）每年第一季度末完成上年度的归档工作。

（4）各培养单位可根据自己工作需要，自行扩大归档材料范围进行归档工作。

第五条  研究生个人学习档案归档要求

（1）归入硕士研究生个人档案目录：

攻读硕士学位研究生录取登记表、研究生入学登记表、硕士研究生毕业登记表、成绩记载表、硕士学位申请书（含学位论文答辩决议书、学位论文评阅书）、教学实践成绩评定表、科研创作评定表、学生学籍变更的材料以及奖惩相关材料、党团组织关系材料、全国毕业研究生就业通知书、健康检查表。

（2）留存学校归入硕士研究生学习档案目录：

研究生入学登记表、中期考核表、研究生学位论文选题报告登记表、教学实践成绩评定表、硕士研究生毕业登记表、成绩记载表、硕士学位申请书、论文答辩委员会成员审批表、学位论文答辩决议书（附表决票）、学位论文评阅书、学位评定委员会投票表、科研创作评定表及成果复印件、中期及毕业讲座及考核光盘、作品收藏证书复印件（美术、设计类）、英语四级证书（通过英语四级考试的研究生）、计算机一级证书复印件、奖惩相关表格及证书复印件。

（3）归入在职研究生班学员个人档案目录：

报名登记表、在职研究生班毕业登记表、成绩记载表、学生学籍变更的材料。

（4）留存学校归入在职研究生班学员学籍档案目录：

入学登记表、在职研究生班毕业登记表、成绩记载表。

（5）归入同等学力人员个人档案目录：

同等学力人员在职攻读硕士学位申请书（含学位论文答辩决议书、学位论文评阅书）、成绩记载表、学生学籍变更材料。

（6）留存学校归入同等学力人员学籍档案目录：

同等学力人员在职攻读硕士学位申请书（含学位论文答辩决议书、学位论文评阅书）、成绩记载表、同等学力人员参加全国统考科目成绩合格材料。

第六条  本规定自颁布之日起执行，若有与国家教育部有关规定不符合之处，按国家教育部的规定办理。之前学院颁布的《广西艺术学院研究生工作档案材料归档的若干规定》同时废止。

第七条  本规定由研究生学院（处）负责解释。

 

广西艺术学院

                                 2012年12月27日